Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:
Gemeinnützige Baugenossenschaft eG Siegburg
Siegfeldstr. 24
53721 Siegburg
02241 / 17 31 19
Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter:
ImmoProConsult GmbH,
Kanzlerstr. 2
40472 Düsseldorf
zu Hd. Abteilung Datenschutz
E-Mail: datenschutz@immoproconsult.de
Zweck der Datenverarbeitung:
Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß den Bestimmungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes n.F. (BDSG-neu). Die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur für die hier ausdrücklich genannten Zwecke. Soweit uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte, vorher genannte Zwecke erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben.
Ihre personenbezogenen Daten werden zur Vermittlung und Verwaltung von Wohnraum, bei Anbahnung von Mietverträgen, zur Erfüllung von Mietverträgen oder zur Erfüllung steuer- und gesellschaftsrechtlicher Verpflichtungen verarbeitet.
Vermietung von Wohn- und Geschäftsraum, Garagen, Einstellplätzen, sonst. Grundstücksflächen:
o Anbahnung und Durchführung eines rechtsgeschäftlichen Schuldverhältnisses
o Interessentenverwaltung
o Mietverwaltung
o Abrechnung (Miete, Betriebskosten etc.)
o Verwaltung
Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. Vertragsanbahnung, Heizkostenverordnung, Meldegesetze
Verwaltung der Mitgliedschaft in unserer Genossenschaft:
o Führung der Mitgliederliste
o Förderung von Mitgliedern und deren im Haushalt lebenden Angehörigen
o Dividendenausschüttung
o Abfrage KiStAM
o Meldung § 45d EstG (Freistellungsaufträge)
Rechtsgrundlage: Vertrag, Genossenschaftsgesetz, Einkommensteuergesetz
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung:
Als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung dient Art. 6 DSGVO – Rechtmäßigkeit der Verarbeitung:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag, vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllen einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse des Verantwortlichen, keine entgegenstehenden schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung im Fall der weitergehenden Speicherung von Anfragen zu Wohnungsgesuchen nach erstmaliger Ablehnung
Berechtige Interesse des Verantwortlichen:
Das berechtige Interesse unseres Unternehmens ist in der Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses für eigene Geschäftszwecke mit dem Betroffenen begründet. Zu diesem Zwecke beabsichtigen wir die Prüfung der Bonität eines potentiellen Mieters sowie den Schutz vor Betrug.
Hintergründe der Notwendigkeit, Ihre Daten zu erhalten:
Zur Vermittlung einer Wohnung ist es erforderlich, dass wir von Ihnen bestimmte Angaben erhalten, um ein passendes Angebot finden zu können. Wir beabsichtigen diese Daten gegebenenfalls bis zum Abschluss eines Mietvertrages zu speichern, längstens jedoch 12 Monate.
Bei Abschluss eines Mietvertrages benötigen wir weitere personenbezogene Daten, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten ist ein Vertragsabschluss oder die Durchführung eines Vertragsverhältnisses nicht möglich. Sofern eine Angabe freiwillig erfolgen kann, haben wir diese Angabe im jeweiligen Erhebungs-Formular gekennzeichnet.
Empfänger der Daten:
Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Interessenabwägung und der vertragsgemäßen Überlassung der Wohnung von uns oder Dritten verarbeitet. Dazu gehören:
Interne Empfänger:
− weitere Abteilungen der GBG Siegburg eG, welche an der Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis beteiligt sind oder die Interessen der GBG Siegburg eG wahren (z.B. Forderungsmanagement)
− Arbeitnehmervertretung im Rahmen der Anbahnung bzw. Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses
Externe Empfänger:
− IT Dienstleister bzw. Softwaresystemhäuser für EDV-Anwendungen (z.B. ERP-Systemhersteller, Bewerber- und Interessentenmanagementsysteme, externe IT-Berater, etc.)
− Messdienstunternehmen
− Mietinteressenten bei Folgevermietung
− Energieversorger
− Dienstleister Postversand
− Handwerker im Rahmen von Instandhaltungen, Instandsetzungen oder Modernisierungen
− Architekten, Ingenieure, Fachplaner
− Banken und Versicherungen
− Auskunfteien
− Inkassounternehmen
− Rechtsanwälte (Streitigkeiten, Forderungsmanagement, Räumung)
− Betreuungen
− Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, externe Berater
− Dienstleister Gehaltsabrechnungen
Ämter und Behörden
− Stadtverwaltungen / Wohnungsämter (WBS, Wohngeld, etc.)
− Einwohnermeldeämter
− Sozial- und Finanzämter
− Arbeitsämter, Jobcenter und Arge
− Gerichte
− Bundeszentralamt für Steuern
− Statistische Ämter des Bundes und der Länder
Übermittlung in Drittländer:
Eine Übermittlung der Daten in Drittländer findet nicht statt.
Dauer der Speicherung:
Nach Entfallen des jeweiligen Verarbeitungs- und Nutzungszweckes gelten einschlägige gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
Interessentendaten:
Die Daten von Wohnungssuchenden werden 12 Monate gespeichert. Ist eine längere Speicherung der Daten der betroffenen Person erwünscht, ist dies mit einer Erklärung der betroffenen Person möglich.
Mieterdaten:
Die Mieterdaten werden für die Dauer des Mietverhältnisses und der gesetzlichen Verjährungsfristen von zehn Jahren gespeichert. Ist eine Erhaltung von Beweismitteln, etwa im Rahmen gerichtlicher Verfahren, notwendig, weisen wir auf die Verjährungsfristen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) hin. Bei Vorhandensein eines gerichtlichen Titels kann diese Frist bis zu 30 Jahre betragen (§§195 ff. BGB).
Betroffenenrechte:
Als betroffene Person haben Sie das Recht jederzeit Auskunft über die Daten zu verlangen, die wir von Ihnen verarbeiten. Ihr Recht auf Auskunft umfasst die Information über Ihre Daten, den Zweck und die Dauer der Speicherung durch uns sowie die Empfänger dieser Daten. Sofern gewünscht, stellen wir Ihnen eine Kopie Ihrer Daten zur Verfügung (s. Art. 15 DSGVO).
Sollten wir unrichtige Daten von Ihnen gespeichert haben, haben Sie das Recht die Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen (s. Art. 16 DSGVO). Ebenso haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Die Löschung Ihrer Daten steht allerdings unter dem Vorbehalt, dass wir sie nicht mehr für die Zwecke benötigen, zu denen Sie sie uns überlassen haben (s. Art. 17 DSGVO). Sofern eine Löschung Ihrer Daten nicht möglich ist, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen (s. Art. 18 DSGVO).
Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten gegeben haben, können Sie diese jederzeit widerrufen (s. Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wir werden Ihre Daten in diesem Fall nicht länger verarbeiten. Haben Sie uns Ihre Daten zum Zweck der Wohnungssuche überlassen, können Sie der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen. In diesem Fall werden wir Ihre Daten erst sperren und nach einer Überprüfung löschen.
Möchten Sie von Ihrem Recht Gebrauch machen, dass die Daten zu einem anderen Wohnungsunternehmen übertragen werden, werden wir Sie Ihnen zu diesem Zweck in elektronischer Form zur Verfügung stellen (Art. 20 DSGVO).
Automatisierte Entscheidungsfindung:
Eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) im Sinne von Art. 22 DSGVO wird nicht eingesetzt.
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Beschwerden zum Umgang mit Ihren Daten durch uns können Sie an die zuständige Aufsichtsbehörde richten (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG-neu):
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
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